Xerox hat mit Smart Document Review eine Technologie entwickelt, die das Finden und Ordnen von elektronischen Dokumenten zum Kinderspiel macht. Millionen solcher Dateien lassen sich innerhalb weniger Stunden durchsuchen und nach Kategorien sortieren. Mit herkömmlichen Methoden kann dies etliche Wochen in Anspruch nehmen. Die neue innovative Lösung optimiert sowohl die Informationsverwaltung als auch Geschäftsprozesse. Entwickelt wurde die Technologie von Wissenschaftlern am Xerox Research Centre Europe (XRCE) bei Grenoble in Frankreich.
Herzstück des von Xerox entwickelten Systems ist ein elektronischer Schreibtisch mit einem berührungsempfindlichen Bildschirm. Die Bedienung ist dabei ähnlich der eines Smartphones mit Touchscreen. Allerdings ist der Bildschirm des Prototypen von Smart Document Review rund 150 Mal grösser, so dass auch mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können. Über das Display ruft der Benutzer Dokumente auf, verschiebt sie auf der Schreibtischoberfläche und sortiert sie nach bestimmten Kriterien. Über Fingerbewegungen kann der Benutzer Dokumente vergrössern und verkleinern oder auf einem Stapel in einer Ecke des Tisches ablegen. Wie Papierdokumente auf einem «richtigen» Schreibtisch lassen sich die Unterlagen in Gruppen zusammenfassen oder nebeneinander platzieren, um sie zu vergleichen. Dabei steigert die neue Xerox-Technologie die Produktivität und Effizienz der Anwender.
Mit Smart Document Review kann der Mitarbeitende die Annehmlichkeiten in Anspruch nehmen, die ein elektronisches Dokumentenmanagement-System bietet. So reicht es aus, dass der Benutzer einige relevante Dokumente antippt, damit das System lernt, welche Informationen wichtig sind. Anschliessend ordnet es diese automatisch der entsprechenden Kategorie zu oder gibt dem Anwender Hinweise, in welche Kategorie das Dokument gehört.
Zeit- und kostenintensive Prozesse effizienter gestalten
Das Forschungsprojekt von Xerox zielt auf ein Problem, mit dem Unternehmen aus Branchen konfrontiert sind, in denen traditionell grosse Mengen von Dokumenten anfallen. So stellt das Sichten und Prüfen von Unterlagen beispielsweise für Versicherungen, Finanzdienstleister und Rechtsanwaltskanzleien eine Herausforderung dar. Aber auch Firmen und Organisationen der Pharma- oder Gesundheitsbranche können von der Innovation von Xerox profitieren.
Ein Beispiel: Ein Anwalt vertritt ein Unternehmen in einem Patentrechtsverfahren. Zur Vorbereitung muss er die relevanten Dokumente im Firmenarchiv aufspüren. Mit Xerox Smart Document Review reicht es aus, einen kleinen Teil des elektronischen Materials als «für den Fall bedeutsam» zu klassifizieren. Das System durchsucht anschliessend das Archiv und fördert die entsprechenden Unterlagen zutage.
Caroline Privault, Projektmanagerin am Xerox Research Centre Europe: «Bei Rechtsstreitigkeiten, Patentrechtsverfahren oder den Ermittlungen von Behörden fällt eine Vielzahl von Unterlagen an. Eine Lösung wie Smart Document Review trägt massgeblich dazu bei, dass sich Recherchen schneller, einfacher, preiswerter und genauer durchführen lassen.»
Prototyp im Pilottest
Xerox Smart Document Review basiert auf der Vorläufertechnologie CategoriX, die ebenfalls vom XRCE stammt. CategoriX ist eine Lösung für das automatische Klassifizieren von Dokumenten. Entwickelt haben sie Fachleute für Linguistik und Statistik. Für die neue Technologie haben Forscher von Xerox CategoriX mit einem Touchscreen-Tisch von PQ Labs kombiniert. Smart Document Review zeigt, dass Xerox kontinuierlich in Forschung und Entwicklung investiert und dadurch seine führende Marktposition behauptet. Unternehmen und Organisationen versetzt Xerox mithilfe von innovativen Produkten wie Smart Document Review in die Lage, ihre Informationsverwaltung zu optimieren und Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Der Prototyp von Smart Document Review wird zunächst einem Pilottest unterzogen. Die Ergebnisse des Feldversuchs fliessen anschliessend in die Entwicklung einer kommerziellen Version des Systems mit ein. Wann diese verfügbar sein wird, gibt Xerox im Lauf des Jahres bekannt.